Prozessanalyse und Prozessoptimierung

Harte Zahlen. Und smarte Lösungen.

Um Geschäftsprozesse zu optimieren, muss man sie zunächst verstehen: Was ist das Ziel? Wer tut was, wann und warum? Wo liegen die Probleme? Ist das geklärt, können Lösungen erarbeitet und umgesetzt werden, um den Erfolg langfristig zu sichern. Gerne begleite ich Ihr Unternehmen auf diesem Weg – und bringe all meine Erfahrung dafür ein, dass Sie Ihre Ziele effektiv, konstruktiv und nachhaltig ereichen.

Erfolgsstrategie: Nicht gegen, sondern mit den Menschen

So mancher denkt, Prozessoptimierung habe vor allem damit zu tun, das „Problem“ Mensch einzudämmen – aber das ist sicher falsch: Es sind so gut wie immer die Prozesse, die fehlerhaft sind, die Menschen dagegen vielmehr die Lösung – genauer gesagt, die geballte Kraft ihrer Kompetenz und Erfahrung.

Das bereits vorhandene Wissen zu bündeln und fruchtbar zu machen, ist der Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreicher Optimierung von Geschäftsprozessen – die deshalb auch weder von der Führungsebene noch von der Belegschaft gescheut werden müsste. Denn das ist das Ziel und der Anspruch meiner Arbeit: Prozesse konkret zu optimieren – mit und vor allem für alle, die daran beteiligt sind.

 

Prozessanalyse: Transparenz durch Zahlen und Zusammenhänge

Zunächst wird der Gesamtprozess in seine Bestandteile zerlegt: Workflow, Informationsfluss, Kompetenzen, Abläufe und Strukturen. Alles wird in Diagrammen bis ins Detail modelliert und durch Kenngrößen in Zahlen übersetzt und nachprüfbar gemacht. Natürlich stehen auch die Ziele des Prozesses selbst auf dem Prüfstand: Sind sie exakt definiert und messbar? Werden sie von allen mitgetragen? Sind sie realistisch, auch hinsichtlich des Zeitplans?

Es folgt die Bewertung im Einzelnen: Kenngrößen und Flussdiagramme zeigen, wo Effizienzlücken liegen, wo mangelnde Kommunikation die Abläufe stört, wo fehlende Verantwortlichkeiten, ungenügende Ressourcen oder logistische Fehler unnötig Zeit, Geld und Qualität kosten.

 

Prozessoptimierung: Fortschritt durch Einbindung und Partizipation

Meist liegen die Probleme und auch die Lösungen dann bald auf der Hand, zumindest theoretisch – doch das reicht nicht: Es geht darum, die Verbesserungen konkret umzusetzen. Das aber gelingt nur, wenn man die Menschen einbezieht, die innerhalb der Prozesse arbeiten – die Menschen, die lernen und Ergebnisse erzielen sollen.

Die Konsequenzen sind klar: Durch Moderation, Motivation und Training ist ein ideales Umfeld zu schaffen, in dem Lösungen im Team erarbeitet, Konflikte früh erkannt und ausgeräumt, Kompetenzen eindeutig zugewiesen und Erfolge entsprechend honoriert werden. Oft gilt es, die Beteiligten erst einmal dazu zu bringen, ihre Denkmuster zu überprüfen und ihr Prozessbewusstsein zu schärfen, um sie dann in ein transparentes, klar definiertes und phasenorientiertes Vorgehen einzubinden.